Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmen in Deutschland, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Das bedeutet konkret: Unternehmen dürfen den Empfang strukturierter E‑Rechnungen nicht mehr ablehnen und müssen organisatorisch sowie technisch darauf vorbereitet sein. Doch das ist erst der Anfang, die Verpflichtung wird ab 2027 ausgeweitet, insbesondere auf den Versand von E‑Rechnungen.
Was genau ist eine E‑Rechnung und was nicht?
Eine E‑Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das automatisiert verarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung gilt künftig nicht als E‑Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Typische Formate sind:
- ZUGFeRD (ab Version 2.x): Hybrides Format aus PDF und integriertem XML-Datensatz, maschinenlesbar und zugleich für Menschen lesbar.
- XRechnung: Standardisiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung, speziell für die automatisierte Verarbeitung entwickelt.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich mit inländischen Umsätzen zwischen Unternehmen. Damit betrifft die Regelung faktisch nahezu jedes Unternehmen in Deutschland. Ausnahmen gelten z.B. für B2C-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen oder bestimmte steuerfreie Leistungen.
Was heute gilt und welche zukünftigen Regelungen sind bereits beschlossene Sache?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt bewusst stufenweise. Für Unternehmen ist es wichtig, alle Schritte im Blick zu haben:
Zum 01. Januar 2025 wurde bereits die Empfangspflicht für E-Rechnungen umgesetzt. Deutsche Unternehmen müssen in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Ablehnung strukturierter Formate ist nicht mehr möglich und Prozesse sowie Systeme müssen dahingehend angepasst sein.
Die Anforderungen steigen bis Ende 2026 weiter. Es wird stufenweise die Ausstellungspflicht eingeführt, für die meisten Unternehmen wird die Ausstellung von E-Rechnungen ab 2027 verpflichtend.
Übergangsregelungen gelten nur noch für spezielle Ausnahmefälle:
- Bis 31.12.2026 (allgemeine Übergangsphase): Rechnungen können weiterhin als Papier oder PDF übermittelt werden. Für nicht strukturierte elektronische Formate (z. B. PDF) ist die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich.
- 01.01.2027 bis 31.12.2027 (verlängerte Übergangsregel für kleinere Unternehmen): Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 € im Jahr 2026 dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verwenden, hier ist ebenfalls die Zustimmung des Empfängers nötig.
- Ab 01.01.2028 (verbindlicher Standard): Die Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen muss grundsätzlich in einem strukturierten E‑Rechnungsformat erfolgen.
Welche Anforderungen kommen konkret auf Unternehmen zu?
Die Umstellung betrifft mehrere Ebenen gleichzeitig:
- Systeme & IT: ERP- und Buchhaltungssysteme müssen strukturierte Rechnungsformate verarbeiten können und in bestehende IT-Landschaften integriert sein.
- Prozesse: Rechnungsdaten müssen automatisiert verarbeitet werden, manuelle Datenerfassung und Medienbrüche sind zu vermeiden.
- Compliance: Regulatorische Vorgaben (z. B. GoBD) müssen eingehalten und die revisionssichere Archivierung sichergestellt werden.
- Organisation: Es müssen klare Verantwortlichkeiten definiert und eine enge Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung, IT und Steuerfunktion gewährleistet werden.
Wenn Unternehmen weiterhin auf PDF-Rechnungen setzten, verkennen sie dabei die neue Realität. „Digital“ reicht nicht mehr, um Rechnungen gesetzeskonform zu verarbeiten. Entscheidend ist die strukturierte, maschinenlesbare und Verarbeitung.
Fazit zur E-Rechnungspflicht in Deutschland: Handeln, bevor Druck entsteht
Die E‑Rechnung ist bereits gesetzliche Realität und der Handlungsdruck wird im Laufe des Jahres für die viele Unternehmen steigen, um alle Anforderungen an die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen bis Ende 2026 fristgerecht umzusetzen. Unternehmen, die sich erst spät mit den Anpassungen auseinandersetzen, riskieren unnötige Hürden in Prozessen, Systemen und Compliance sowie einen steigenden Umstellungsaufwand unter Zeitdruck.
Gleichzeitig bietet die Umstellung eine klare Chance: Die E‑Rechnung kann weit mehr sein als eine regulatorische Pflicht, sie kann als ein konkreter Hebel dienen, um bestehende Buchhaltungs- und ERP-Prozesse effizienter, transparenter und zukunftsfähig aufzustellen. Wer frühzeitig aktiv wird, kann Prozesse standardisieren und automatisieren, manuelle Aufwände reduzieren und die Grundlage für eine durchgängige Digitalisierung schaffen.
Entscheidend ist jetzt, den eigenen Status realistisch einzuschätzen und gezielt die nächsten Schritte abzuleiten. Dafür haben wir für Sie unseren kompakten E-Rechnung Readiness Check erstellt. Prüfen Sie in 2 Minuten, ob Ihr Unternehmen bereits alle Anforderungen erfüllt oder Handlungsbedarf besteht.
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FAQ: Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt, gilt für die meisten Unternehmen ab 2027 und wird ab 2028 zum Standard für nahezu alle inländischen B2B-Geschäftsvorgänge.
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands ausstellen oder empfangen. Damit sind die meisten Unternehmen von der Regelung betroffen. Für bestimmte Sachverhalte gelten Ausnahmen, beispielsweise bei Kleinbetragsrechnungen oder bestimmten steuerfreien Umsätzen.
Während der Übergangsfristen können viele Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen verwenden. Langfristig erfüllen PDF-Dateien allein jedoch nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung, da sie nicht als strukturiertes Datenformat gelten.
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format für die automatisierte Verarbeitung. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten und verbindet damit die Vorteile von Mensch- und Maschinenlesbarkeit. Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Unternehmen müssen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen, bevor die elektronische Rechnungsstellung schrittweise verpflichtend wird. Die konkreten Anforderungen hängen von Unternehmensgröße und Übergangsvorschriften ab.
Unternehmen benötigen eine Lösung, die strukturierte E-Rechnungsformate empfangen, verarbeiten und idealerweise auch erstellen kann. Moderne ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützen Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen effizient umzusetzen.
Ja, auch kleinere Unternehmen müssen die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen. Allerdings können je nach Übergangsregelung und Umsatzgröße unterschiedliche Fristen für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen gelten.
Die E-Rechnungspflicht wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt. Ziel ist die Digitalisierung des Rechnungswesens, die Vereinfachung von Geschäftsprozessen sowie die Vorbereitung auf zukünftige digitale Meldeverfahren in Deutschland und der Europäischen Union.
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