Künstliche Intelligenz ist zunehmend Teil moderner ERP-Systeme. Mit Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central erhalten Unternehmen Werkzeuge, die alltägliche Aufgaben vereinfachen und Informationen schneller zugänglich machen. Während sich viele Beiträge mit der Einführung oder Modernisierung von Business Central beschäftigen, stellt sich in der Praxis oft eine andere Frage: Welche konkreten Aufgaben lassen sich mit Copilot tatsächlich einfacher erledigen?
Genau darum geht es in unserem Beitrag. Wir zeigen zehn Anwendungsfälle, die mittelständische Unternehmen in Business Central nutzen können, um Mitarbeiter im Arbeitsalltag zu entlasten.
Was ist Microsoft Copilot in Business Central?
Microsoft Copilot ist die KI-gestützte Assistenz innerhalb von Dynamics 365 Business Central. Anwender können Fragen in natürlicher Sprache stellen, nach Informationen suchen oder verschiedene Arbeitsabläufe direkt im ERP-System ausführen.
Die KI arbeitet innerhalb der bestehenden Benutzeroberfläche und berücksichtigt die Berechtigungen des jeweiligen Nutzers. Dadurch bleiben Informationen dort verfügbar, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden.
Anstatt Funktionen manuell zu suchen oder Daten aufwendig auszuwerten, können Nutzer Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten passende Informationen oder Unterstützung im jeweiligen Arbeitskontext. Dadurch wird Business Central insbesondere für Gelegenheitsnutzer und neue Mitarbeiter leichter zugänglich.
Warum Copilot für mittelständische Unternehmen interessant ist
ERP-Prozesse bestehen aus wiederkehrenden Tätigkeiten. Informationen müssen recherchiert, Angebote erstellt, Daten ausgewertet oder Stammdaten gepflegt werden. Copilot ersetzt dabei keine Mitarbeiter und übernimmt keine Entscheidungen. Die KI kann jedoch helfen, den Zeitaufwand für zahlreiche Routineaufgaben zu reduzieren und Informationen schneller bereitzustellen.
Besonders für mittelständische Unternehmen mit begrenzten personellen Ressourcen kann das einen spürbaren Unterschied im Tagesgeschäft machen.
10 praktische KI-Anwendungsfälle mit Microsoft Copilot in Business Central
1. Unternehmensdaten per Chat abrufen
Viele Anwender verbringen täglich Zeit damit, Informationen in Listen, Aufträgen oder Kundenakten zu suchen. Mit Copilot können Fragen direkt formuliert werden:
- Welche offenen Angebote gibt es zu Kunde Müller?
- Welche Artikel wurden zuletzt gekauft?
- Welche Rechnungen sind noch offen?
Statt mehrere Menüs zu öffnen, erhalten Anwender die gewünschte Information wesentlich schneller.
2. Verkaufsangebote schneller erstellen
Im Vertrieb zählt oft jede Minute. Copilot kann bei der Erstellung von Angeboten passende Artikel vorschlagen und vorhandene Informationen für die Angebotserstellung aufbereiten. Dadurch gelangen Vertriebsteams schneller von der Anfrage zum fertigen Angebot.
3. Produktbeschreibungen generieren
Wer viele Artikel verwaltet, kennt den Aufwand bei der Pflege von Produkttexten. Copilot kann auf Basis vorhandener Informationen Beschreibungen für Produkte erstellen. Das spart Zeit und erleichtert die Pflege von Artikelstammdaten.
4. Kundenanfragen schneller bearbeiten
Im Tagesgeschäft müssen häufig Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammengetragen werden. Copilot unterstützt Anwender dabei, relevante Kundendaten schneller zu finden. Offene Aufträge, Rechnungen oder bisherige Vorgänge stehen schneller zur Verfügung und erleichtern die Bearbeitung von Kundenanfragen.
5. Neue Mitarbeiter schneller einarbeiten
Gerade bei komplexen ERP-Systemen dauert die Einarbeitung oft mehrere Wochen. Neue Anwender können Copilot Fragen zu Funktionen oder Arbeitsschritten stellen und erhalten direkt innerhalb von Business Central Unterstützung. Das erleichtert die Orientierung und reduziert den Aufwand für interne Schulungen.
6. Auswertungen besser verstehen
Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet täglich mit Berichten oder Kennzahlen. Copilot kann dabei helfen, Daten schneller einzuordnen und relevante Informationen zu identifizieren. Dadurch werden Auswertungen auch für Fachbereiche verständlicher, die keine Reporting-Experten sind.
7. Daten schneller filtern und analysieren
Komplexe Listen gehören in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft. Copilot kann dabei helfen, Daten nach bestimmten Kriterien aufzubereiten oder relevante Zusammenhänge sichtbar zu machen. Anwender gelangen dadurch schneller zu den gewünschten Informationen.
8. Unterstützung im Finanzwesen
Finanzabteilungen arbeiten täglich mit Buchungen, Kennzahlen und Auswertungen. Copilot kann relevante Informationen schneller auffindbar machen und Mitarbeiter bei der Analyse unterstützen. So gelangen Teams zügiger zu den Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen.
9. Wiederkehrende Aufgaben vereinfachen
Viele Tätigkeiten im ERP folgen festen Abläufen. KI kann dabei unterstützen, solche Prozesse effizienter zu gestalten und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Das schafft Freiräume für Aufgaben, die Fachwissen und Erfahrung erfordern.
10. Entscheidungen auf aktueller Datenbasis treffen
Je schneller Informationen verfügbar sind, desto einfacher fällt die Entscheidungsfindung. Copilot verkürzt den Weg zur benötigten Information und unterstützt Fachabteilungen dabei, aktuelle Unternehmensdaten gezielt zu nutzen.
Warum ein Business Central Upgrade häufig die Voraussetzung für moderne KI-Funktionen ist
Eine Vielzahl von Unternehmen arbeitet noch mit älteren NAV-Systemen oder früheren Business-Central-Versionen. Dadurch bleiben neue Funktionen häufig ungenutzt. Microsoft entwickelt Business Central kontinuierlich weiter und ergänzt regelmäßig neue KI-Funktionen. Diese Neuerungen werden vor allem für aktuelle Cloud-Versionen bereitgestellt.
Ein Business Central Upgrade schafft deshalb die technische Grundlage für den Einsatz moderner Copilot-Funktionen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von aktuellen Sicherheitsstandards, neuen Integrationen und einer langfristig unterstützten Systemlandschaft. Zu den typischen Vorteilen zählen:
- aktuelle Sicherheits- und Compliance-Funktionen
- regelmäßige Updates
- bessere Integration in Microsoft 365
- neue Automatisierungs- und KI-Möglichkeiten
- langfristige Investitionssicherheit
Microsoft Copilot erweitert Dynamics 365 Business Central um Funktionen, die Anwender im Tagesgeschäft entlasten können. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von der Informationssuche über Analysen bis hin zur Unterstützung im Vertrieb oder Finanzwesen.
Viele dieser Funktionen setzen jedoch aktuelle Systemversionen voraus. Für mittelständische Unternehmen ist ein Business Central Upgrade daher oft mehr als ein technisches Modernisierungsprojekt. Es schafft die Voraussetzungen, um neue KI-Funktionen sinnvoll einzusetzen und das ERP-System langfristig weiterzuentwickeln.
Wie innovis Unternehmen bei Business Central und Copilot unterstützt
Unternehmen profitieren am meisten von KI, wenn Prozesse, Daten und Systeme sauber zusammenspielen.
Als Microsoft-Partner begleitet innovis Unternehmen bei der Einführung, Modernisierung und Weiterentwicklung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dazu gehören auch Fragen rund um Copilot, Automatisierung und die langfristige ERP-Strategie.
Vor einem geplanten Upgrade lohnt sich beispielsweise ein Blick auf folgende Punkte:
- Welche Business-Central-Version wird aktuell genutzt?
- Welche individuellen Anpassungen sind vorhanden?
- Welche Copilot-Funktionen passen zum Unternehmen?
Eine strukturierte Analyse schafft Transparenz und hilft dabei zu bewerten, ob und an welchen Stellen Copilot sinnvoll integriert werden kann, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Fazit: Wo Copilot in Business Central den größten Nutzen schafft
Microsoft Copilot erweitert Dynamics 365 Business Central um Funktionen, die Mitarbeiter bei zahlreichen Aufgaben im Arbeitsalltag unterstützen können. Besonders bei der Informationssuche, der Auswertung von Daten, der Angebotserstellung und der Stammdatenpflege zeigt sich das Potenzial der KI.
Für mittelständische Unternehmen lohnt sich vor allem der Blick auf konkrete Anwendungsfälle statt auf allgemeine KI-Versprechen. Je besser Copilot in bestehende Prozesse eingebunden wird, desto größer fällt der praktische Nutzen aus. Unternehmen, die ihre Business-Central-Lösung strategisch weiterentwickeln möchten, sollten deshalb prüfen, welche Copilot-Funktionen bereits heute Mehrwert bieten und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.
Nutzen Sie das Potenzial von Microsoft Copilot in Business Central!
Unsere innovis Experten beantworten Ihre Fragen zu Copilot, Business Central und modernen ERP-Prozessen.
FAQ: Häufige Fragen zum Microsoft Copilot in Business Central
Microsoft Copilot ist eine KI-Assistenz innerhalb von Dynamics 365 Business Central. Anwender können Informationen suchen, Fragen stellen und Unterstützung bei verschiedenen ERP-Aufgaben erhalten.
Copilot unterstützt unter anderem bei der Informationssuche, der Angebotserstellung, der Stammdatenpflege, der Analyse von Daten sowie bei Fragen zu Funktionen innerhalb des Systems.
Zu den häufigsten Einsatzbereichen gehören Vertrieb, Einkauf, Finanzwesen, Kundenservice, Verwaltung und Reporting.
Nein. Die Bedienung erfolgt über natürliche Sprache innerhalb der bekannten Business-Central-Oberfläche.
Das hängt von der eingesetzten Version ab. Viele neue Copilot-Funktionen werden für aktuelle Business-Central-Versionen bereitgestellt. Unternehmen sollten daher ihre Systemlandschaft prüfen.
