Warum professionelles Projektmanagement für erfolgreiche Business-Central-Projekte entscheidend ist | 3 Fragen an Daniel Erba

Wer Business Central einführt, entscheidet sich nicht nur für eine neue Software, sondern häufig auch für neue Prozesse und Arbeitsweisen. Vom ersten Workshop über die Datenmigration bis zur Nutzung des neuen ERP-Systems gilt es, zahlreiche Aufgaben und Entscheidungen zu koordinieren. Zwischen Kick-off und Go-Live liegen eine Menge Entscheidungen, Abstimmungen und Herausforderungen. Genau deshalb spielt professionelles Projektmanagement eine zentrale Rolle.

Daniel Erba begleitet bei innovis Business-Central-Projekte von der Planung bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme. Im Rahmen unserer „3 Fragen an …“ Blogreihe spricht er über typische Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und die Bedeutung eines strukturierten Projektvorgehens.

Du begleitest Business-Central-Projekte von der Planung bis zum Go-Live. Welche Rolle spielt professionelles Projektmanagement dabei für den Erfolg eines Projekts?

Je größer das Projekt wird, desto wichtiger wird es, den Überblick über Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten zu behalten, dafür ist professionelles Projektmanagement aus meiner Sicht unabdingbar. Es bedeutet für mich, ein Projekt über die gesamte Laufzeit zu begleiten und dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten jederzeit wissen, welche Aufgaben anstehen und welche Ziele erreicht werden müssen.

Bei einer Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central hängt vieles voneinander ab. Wenn ein Schritt ins Stocken gerät, hat das oft Auswirkungen auf nachgelagerte Themen. Das beginnt beim Aufsetzen des Business Central, setzt sich bei der Datenmigration fort und reicht bis zum Go-Live. Ohne eine strukturierte Planung und Steuerung wird es schnell schwierig, den Überblick über alle Projektphasen und Stakeholder zu behalten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben. ERP-Projekte sind komplex und erfordern eine saubere Planung, damit Ressourcen effizient eingesetzt werden können, das Projekt auf Kurs bleibt und wir die mit den Kunden vereinbarten Rahmenbedingungen genau wie vereinbart umsetzen können.

Welche Herausforderungen begegnen dir bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central besonders häufig?

Eine der häufigsten Herausforderungen ist das Testen auf Kundenseite. Key User haben neben dem Projekt meist ihren normalen Arbeitsalltag zu bewältigen. Dadurch bleibt oft zu wenig Zeit, um Prozesse oder individuelle Anpassungen in Business Central ausführlich zu testen. Das kann sich später bemerkbar machen.

Zudem kommt im Projekt häufig der Moment, in dem jemand sagt: „Wenn wir schon dabei sind, könnten wir doch auch noch …“. Fast jedes Projekt entwickelt sich weiter. Sobald die Anwender mit dem System arbeiten, entstehen oft neue Ideen und Wünsche. Dann muss gemeinsam entschieden werden, ob dafür ausreichend Kapazitäten vorhanden sind oder ob bestimmte Themen sinnvollerweise auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Grundsätzlich empfehle ich, möglichst nah am Standard von Business Central zu bleiben und individuelle Anpassungen nur dort vorzunehmen, wo sie wirklich notwendig sind. Denn wer nah am Standard von Business Central bleibt, profitiert von geringeren Kosten, einfacheren Updates und reduziert gleichzeitig den Aufwand für Wartung und zukünftige Anpassungen.

Nicht zuletzt spielt auch das Change-Management eine wichtige Rolle. Ein neues ERP-System bringt oft veränderte Abläufe mit sich. Für die Anwender bedeutet das zunächst eine Umstellung ihrer gewohnten Arbeitsweise. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und die Vorteile der Veränderungen transparent zu kommunizieren, so dass sie bereit sind, die kurzfristige Mehrarbeit mitzutragen, weil sie wissen, dass das neue System und die neuen Abläufe langfristig eine Unterstützung und Entlastung für sie sein werden.

Was macht aus deiner Sicht ein erfolgreiches Business-Central-Projekt aus?

Die erfolgreichsten Projekte sind aus meiner Sicht die, bei denen Kunde und Projektteam nicht in Auftraggeber- und Dienstleisterrollen denken, sondern gemeinsam an einer Lösung arbeiten. Ebenso entscheidend sind eine offene und ehrliche Kommunikation, denn Probleme verschwinden nicht, wenn man sie aussitzt. Deshalb ist es wichtig, Herausforderungen früh anzusprechen und gemeinsam Lösungen zu finden. Außerdem braucht es die aktive Mitarbeit aller Stakeholder. Wer Entscheidungen zeitnah trifft und das Projekt kontinuierlich begleitet, schafft die Grundlage für einen reibungslosen Verlauf und einen erfolgreichen Go-Live.

Fazit: Struktur schafft Sicherheit und Projekterfolg

Ein reibungsloser Go-Live ist meist das Ergebnis vieler richtiger Entscheidungen, die bereits Monate zuvor getroffen wurden. Professionelles Business Central Projektmanagement schafft die Voraussetzungen dafür, dass Projekte planbar bleiben und Herausforderungen früh erkannt werden.

Das macht sich im Projektalltag schnell bemerkbar: Ein strukturiertes Projektvorgehen hilft dabei, zeitliche und finanzielle Projektvorgaben einzuhalten, Risiken während der Einführung und im späteren Betrieb zu reduzieren sowie eine hohe Umsetzungsqualität sicherzustellen. Gleichzeitig schafft es die Voraussetzung für einen kontrollierten Go-Live, bei dem Prozesse und Anwender optimal vorbereitet sind.

Für Unternehmen bedeutet das mehr Planungssicherheit und eine schnellere Wertschöpfung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. Eines wird im Gespräch mit Daniel besonders deutlich: Technisch lässt sich vieles lösen. Entscheidend für den Projekterfolg sind oft die Menschen, die das Projekt gemeinsam vorantreiben. Dort, wo Kunden, Key User und Projektteam aktiv zusammenarbeiten, steigen die Chancen auf einen erfolgreichen Projektverlauf deutlich.